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メール添付ファイルの処理忘れを減らす方法




今回は特に仕事上におけるメール添付ファイルの裁き方の工夫を紹介する。

ちょっと会社を休んでいたりすると、受信メールが大量にあって
とてもじゃないけど1つ1つ見てられないという状況になることがある。

そのような場合、まずはすべてのメールに目を通して優先順位の
高いものから処理していく人が多いと思う。

添付されているファイルなど一度も開かれず、PCのあるべき場所に
保存だけしてみたものの、そのまま忘れてしまうということも起こりがちである。
あるべき場所にいきなり保存すると、処理前のファイルと処理後のファイルの
区別がつきにくいという問題もある。

そのための工夫として、まずはメールを読んだ時に
添付ファイルをすべてデスクトップに保存しよう。
つまり、デスクトップに置いてあるファイルは未処理のものというわけである。

処理後、ゆっくりあるべき場所へ移動させ、デスクトップにファイルがなくなったら
添付ファイルに関するチェック漏れはないと思ってよい。

これでぼんやり何らかの申請や回答の期限を逃すということも減ることだろう。


※日ごろデスクトップに無駄なファイルを散らかしている人はまず整理する必要があります。

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